अपने वॉइसमेल ग्रीटिंग, होल्ड मैसेज या फोन मेन्यू का सटीक स्क्रिप्ट लिखें, फिर कुछ ही मिनटों में साफ और प्रोफेशनल रिकॉर्डिंग बनाएं, न कोई स्टूडियो चाहिए न वॉइस एक्टर। पिकासो आईए में हर ऑडियो, इमेज और वीडियो काम के लिए 488 मॉडल हैं।
फोन ग्रीटिंग को एक ही मौका मिलता है: कॉलर उसे न रिवाइंड कर सकता है, न आगे बढ़ा सकता है, न दोबारा बोलने को कह सकता है। धीमी आवाज़ में बुदबुदाया वॉइसमेल या ऐसा मेन्यू जो ऑप्शन तीन छोड़ दे, सेल गंवा सकता है या किसी को गोल-गोल घुमा सकता है। एआई फोन ग्रीटिंग्स एक छोटी, सटीक स्क्रिप्ट को साफ, प्रोफेशनल रिकॉर्डिंग में बदल देता है, न कोई स्टूडियो बुक करना, न वॉइस एक्टर के शेड्यूल का इंतज़ार, न दोबारा टेक क्योंकि बीच में किसी को खांसी आ गई।
फोन ग्रीटिंग को उन दो सेकंड में परखा जाता है जब कॉलर तय करता है कि फोन रखे या नहीं। तीन चीज़ें एक कामयाब ग्रीटिंग को नज़रअंदाज़ हो जाने वाली ग्रीटिंग से अलग करती हैं: साफ उच्चारण, ऐसी रफ्तार जिसे कान बिना किसी स्क्रीन के सहारे फॉलो कर सके, और ऐसा टोन जो जवाब देने वाले बिज़नेस से मेल खाए। एक डेंटल क्लिनिक और एक नाइटक्लब एक जैसे नहीं सुनने चाहिए, और बहुत तेज़ पढ़ी गई स्क्रिप्ट अपने ही मकसद को हरा देती है, चाहे वह कितनी अच्छी क्यों न लिखी गई हो।
रफ्तार यहां लगभग किसी भी और बोले जाने वाले फॉर्मेट से ज़्यादा मायने रखती है, क्योंकि कॉलर के पास न कोई ट्रांसक्रिप्ट है, न लाइव कॉल पर पॉज़ बटन। नंबर, एक्सटेंशन और मेन्यू ऑप्शन के आसपास छोटे-छोटे गैप चाहिए ताकि अगले शब्द के आने से पहले कान हर एक को दर्ज कर सके। वॉइसमेल ग्रीटिंग थोड़ी गर्मजोशी और धीमेपन को झेल सकती है; छह ऑप्शन वाले मेन्यू को बिना जल्दबाज़ी महसूस कराए आगे बढ़ना होता है, वरना कॉलर ऑप्शन पांच सुनने से पहले ही फोन रख देता है।
टोन बाकी आधा हिस्सा है। पिकासो आईए पर एआई फोन ग्रीटिंग्स में आप एक आवाज़ चुन सकते हैं और डिलीवरी बता सकते हैं, मेडिकल ऑफिस के लिए शांत और भरोसा देने वाली, लॉजिस्टिक्स कंपनी के लिए दमदार, फैमिली बिज़नेस के लिए अपनापन भरी, ताकि रिकॉर्डिंग वही सुनाई दे जो कॉलर उम्मीद करता है। इसे टूलकिट में बनाएं, जहां टेक्स्ट टू स्पीच किसी अलग ऐप में नहीं बल्कि प्लेटफॉर्म के बाकी 488 मॉडल के साथ ही मौजूद है।
लगभग हर फोन ग्रीटिंग की ज़रूरत इन चार छोटे, खास फॉर्मेट में से किसी एक में आती है, और हर एक को स्क्रिप्ट और आवाज़ से थोड़ी अलग चीज़ चाहिए होती है।
पर्सनल वॉइसमेल ग्रीटिंग सबसे छोटी और सबसे आसान है: एक नाम, कॉल मिस होने की माफी, और मैसेज छोड़ने की हिदायत। यह थोड़ी रिलैक्स्ड और कैज़ुअल लग सकती है, क्योंकि यह किसी कंपनी की नहीं बल्कि एक व्यक्ति की आवाज़ है।
बिज़नेस वॉइसमेल ग्रीटिंग में ज़्यादा बातें शामिल होती हैं: कंपनी का नाम, कोई जवाब न मिलने की वजह (ऑफिस टाइम के बाद, कॉल्स ज़्यादा होना), और आगे क्या होगा (कॉलबैक का समय, ईमेल का विकल्प)। इसे ब्रांड जैसा सुनना चाहिए, न कि जो भी उस वक्त रिकॉर्ड करने के लिए फ्री था उस जैसा।
होल्ड मैसेज तब बजता है जब कॉलर इंतज़ार करता है, अक्सर लूप में, इसलिए रफ्तार और गर्मजोशी जानकारी की मात्रा से ज़्यादा मायने रखती है। यह आमतौर पर इंतज़ार के लिए शुक्रिया कहता है, बताता है कि जल्द कोई जवाब देगा, और कभी-कभी वेबसाइट या बदले हुए समय का ज़िक्र करता है। इसे इतना छोटा रखें कि लूप में बजने पर दोहराव जैसा न लगे।
नंबर वाला IVR मेन्यू प्रॉम्प्ट इन चारों में सबसे कम गुंजाइश वाला है। "सेल्स के लिए 1 दबाएं, सपोर्ट के लिए 2 दबाएं, बिलिंग के लिए 3 दबाएं" तभी काम करता है जब नंबर पूरी तरह सही हों और साफ-साफ अलग हों, क्योंकि गड़बड़ हिदायत के बाद गलत अंक दबाने वाला कॉलर गलत डिपार्टमेंट में, या कहीं भी नहीं पहुंचता।
टिप: होल्ड मैसेज और IVR मेन्यू एक ही आवाज़ में और एक ही सेशन में रिकॉर्ड करें। कॉलर अक्सर दोनों को एक के बाद एक सुनता है, और मेन्यू व होल्ड मैसेज के बीच टोन या रफ्तार में अचानक बदलाव गैर-प्रोफेशनल लगता है, भले ही हर एक अकेले सुनने में ठीक लगे।
गलत शैडो वाली रीस्टाइल्ड फोटो एक छोटी सी खामी है। गलत बटन नंबर वाला फोन मेन्यू असल में कॉलर्स को गलत रास्ते पर भेजता है, और किसी को पता तब चलता है जब कोई शिकायत करता है कि हफ्ते भर से गलत डिपार्टमेंट में पहुंच रहा है। यहां तकनीकी सटीकता ऐच्छिक नहीं है, जैसी किसी मार्केटिंग वॉइसओवर में हो सकती है।
कुछ भी बनाने से पहले, हर नंबर, एक्सटेंशन और समय ठीक वैसे लिखें जैसे बोला जाना चाहिए: "1 दबाएं", "एक दबाएं" नहीं अगर बाकी स्क्रिप्ट में अंक शब्दों में लिखे गए हैं, "सोमवार से शुक्रवार, सुबह नौ से शाम पांच बजे तक", न कि अस्पष्ट "बिज़नेस आवर्स"। अगर मेन्यू में कोई एक्सटेंशन बताया गया है, तो पक्का करें कि वह वाकई वहीं पहुंचाता है जहां स्क्रिप्ट कहती है, क्योंकि स्क्रिप्ट की एक टाइपिंग गलती रिकॉर्ड होते ही गलत हिदायत बन जाती है।
यही सावधानी हर बदलने वाली चीज़ पर लागू होती है: सीज़नल टाइमिंग, कोई अस्थायी बंद, मेन्यू आखिरी बार रिकॉर्ड होने के बाद जुड़ा कोई नया डिपार्टमेंट। स्क्रिप्ट को असली सच मानें, पहले उसे अपडेट करें, फिर मौजूदा रिकॉर्डिंग में कुछ शब्द जोड़ने के बजाय सही की गई स्क्रिप्ट से दोबारा ऑडियो बनाएं।
चारों फॉर्मेट एक जैसा वर्कफ्लो शेयर करते हैं पर मकसद अलग-अलग है। यह टेबल बताती है कि हर एक किस काम का है और बनाने से पहले क्या सही करना ज़रूरी है।
| ग्रीटिंग टाइप | क्या सही करें | सामान्य लंबाई |
|---|---|---|
| पर्सनल वॉइसमेल | साफ, नैचुरल और छोटा नाम | 10 से 15 सेकंड |
| बिज़नेस वॉइसमेल | कंपनी का नाम, वजह, अगला कदम | 15 से 25 सेकंड |
| होल्ड मैसेज | गर्मजोशी भरी रफ्तार, दोहराव पर भी थकान न हो | 20 से 40 सेकंड |
| IVR मेन्यू | सटीक नंबर, ऑप्शन के बीच साफ गैप | 20 से 45 सेकंड |
टेबल की किसी भी लाइन में लंबा होना शायद ही बेहतर होता है। जिसने चालीस सेकंड का वही लूप तीन बार सुना है वह उससे ज़्यादा परेशान होता है जिसने पंद्रह सेकंड की कसी हुई वर्ज़न दो बार सुनी।
खाली स्क्रिप्ट से लेकर अपलोड के लिए तैयार फाइल तक, पूरी प्रक्रिया में आमतौर पर पंद्रह मिनट से कम लगते हैं। जनरेट करने पर क्रेडिट खर्च होते हैं, और शुरू करने से पहले प्राइसिंग पेज पर हर रन की कीमत देख सकते हैं।
फोन ग्रीटिंग एक छोटी लेकिन ज़्यादा दांव वाली रिकॉर्डिंग है, और टूल की सीमाओं के बारे में साफ रहना बाद में दोबारा रिकॉर्ड करने से बचाता है।
इनमें से कोई भी सीमा यह नहीं बदलती कि टूल किस काम का है, बिना स्टूडियो बुक किए सटीक स्क्रिप्ट को साफ रिकॉर्डिंग में बदलना; ये बस वह जगह दिखाती हैं जहां से फोन सिस्टम की अपनी सेटिंग्स और बिज़नेस की अपनी जांच शुरू होती है। आवाज़ से परे, मॉडल कैटलॉग इमेज, वीडियो और 3D काम भी कवर करता है, और लंबा बोला गया कंटेंट रिकॉर्ड करने वाले बिज़नेस कभी-कभी इसे ऑडियोबुक नैरेशन या इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन के लिए भी इस्तेमाल करते हैं।
हां। स्टूडियो-क्वालिटी की वॉइस रिकॉर्डिंग पर ट्रेन किए गए टेक्स्ट-टू-स्पीच मॉडल लिखी हुई स्क्रिप्ट से कुछ ही मिनटों में साफ, अच्छी रफ्तार वाली ग्रीटिंग बना सकते हैं। नतीजा काफी हद तक स्क्रिप्ट पर ही निर्भर करता है: पॉज़ के लिए नैचुरल पंक्चुएशन वाली छोटी, सीधी लाइनें लंबी बिना रुके चलने वाली लाइनों से बेहतर सुनाई देती हैं। स्क्रिप्ट वैसे ही लिखें जैसे आप उसे बोला जाना चाहते हैं, पंक्चुएशन सहित, और बनी हुई आवाज़ अक्सर उसे बारीकी से फॉलो करती है।
कुछ भी जनरेट करने से पहले सटीक नंबर स्क्रिप्ट में लिखें, और अलग से पक्का करें कि हर एक्सटेंशन या डिपार्टमेंट वाकई वहीं पहुंचाता है जो स्क्रिप्ट कहती है। रिकॉर्डिंग सिर्फ वही दोहराती है जो स्क्रिप्ट में लिखा है, इसलिए स्क्रिप्ट की गलती ऑडियो की गलती बन जाती है। जनरेट करने के बाद खासतौर पर नंबरों को ध्यान से सुनें, क्योंकि पूरी रिकॉर्डिंग में यही एक ऐसी डिटेल है जिसे गलत होने पर कॉलर संभाल नहीं सकता।
वॉइसमेल ग्रीटिंग तब बजती है जब कोई जवाब नहीं देता और कॉलर मैसेज छोड़ने वाला होता है, इसलिए यह जानकारी देने वाली और बातचीत जैसी होती है। IVR प्रॉम्प्ट एक मेन्यू है जिससे कॉलर बटन दबाकर इंटरैक्ट करता है, इसलिए यह निर्देशात्मक होता है और इसे ऑप्शन के बीच साफ गैप के साथ सटीक नंबर चाहिए। दोनों को अक्सर अलग-अलग रिकॉर्ड किया जाता है, एक ही बिज़नेस के लिए भी, क्योंकि कॉल में दोनों का काम अलग होता है।
हां, पिकासो आईए पर टेक्स्ट-टू-स्पीच मॉडल कई भाषाओं को सपोर्ट करते हैं। एक से ज़्यादा भाषा में दी गई फोन ट्री के लिए, एक बार ट्रांसलेट कर के उसे सही मान लेने के बजाय हर भाषा में स्क्रिप्ट अलग से लिखें और जांचें, क्योंकि गलत ट्रांसलेट हुआ मेन्यू ऑप्शन गलत नंबर जितना ही कॉलर को भटका सकता है।
ग्रीटिंग या मेन्यू जैसी छोटी रिकॉर्डिंग के लिए नहीं। टेक्स्ट-टू-स्पीच पंद्रह सेकंड के ऑडियो के लिए स्टूडियो सेशन बुक किए बिना एक कंसिस्टेंट, प्रोफेशनल आवाज़ देता है। बहुत पहचानी जाने वाली स्पोक्सपर्सन वॉइस वाला ब्रांड अपनी फ्लैगशिप रिकॉर्डिंग के लिए फिर भी डेडिकेटेड एक्टर पसंद कर सकता है, लेकिन रोज़मर्रा की ग्रीटिंग, मेन्यू और होल्ड मैसेज को शायद ही इतने प्रोडक्शन लेवल की ज़रूरत होती है।
इतना लंबा कि काम का लगे, इतना छोटा कि लूप में बजने पर दो बार सुनने वाले को परेशान न करे। बीस से चालीस सेकंड ज़्यादातर मामलों को कवर करता है: इंतज़ार के लिए शुक्रिया, यह बताना कि जल्द कोई जवाब देगा, और चाहें तो वेबसाइट या मौजूदा समय जैसी एक जानकारी। इससे ज़्यादा भरने से बचें, क्योंकि होल्ड पर मौजूद कॉलर को दोहराव उससे तेज़ी से महसूस होता है जो सक्रिय रूप से कुछ नया सुन रहा हो।
नहीं, ऑडियो फाइल बनाना और उसे अपलोड करना दो अलग कदम हैं। पिकासो आईए रिकॉर्डिंग बनाता है; इसे आपके मोबाइल कैरियर की वॉइसमेल सेटिंग्स या आपके बिज़नेस PBX या VoIP प्रोवाइडर की IVR कॉन्फ़िगरेशन में डालना उस प्रोवाइडर के अपने डैशबोर्ड पर होता है, उनके अपने अपलोड प्रोसेस के मुताबिक। ज़्यादातर प्रोवाइडर सीधे स्टैंडर्ड ऑडियो फाइल स्वीकार करते हैं, इसलिए फाइल मिलते ही जनरेट की गई रिकॉर्डिंग काम करनी चाहिए।
टूलकिट एक स्टैंडर्ड ऑडियो फाइल बनाता है जिसे आप सीधे डाउनलोड कर सकते हैं। ज़्यादातर मोबाइल कैरियर और बिज़नेस फोन या VoIP प्रोवाइडर कस्टम ग्रीटिंग के लिए आम ऑडियो फॉर्मेट स्वीकार करते हैं, लेकिन फॉर्मेट और साइज़ लिमिट प्रोवाइडर के हिसाब से बदलते हैं, इसलिए फाइल रिजेक्ट होने पर अपने सिस्टम की ज़रूरतें जांचें, और दोबारा कोशिश करने से पहले ज़रूरत पड़ने पर उसे कन्वर्ट करें।
हां, और यह पहली रिकॉर्डिंग से तेज़ होता है। जहां डिटेल बदली है वहां सेव की गई स्क्रिप्ट एडिट करें, समय, एक्सटेंशन, कोई नया मेन्यू ऑप्शन, फिर सही की गई स्क्रिप्ट से दोबारा ऑडियो जनरेट करें। फाइल के साथ ओरिजिनल टेक्स्ट रखना ही इसे तेज़ बनाता है; उसके बिना, किसी को पुरानी रिकॉर्डिंग सुनकर स्क्रिप्ट फिर से बनानी पड़ती है।
हां, यह लगभग इसका मुख्य इस्तेमाल है। किसी छोटे बिज़नेस के पास पंद्रह सेकंड की वॉइसमेल ग्रीटिंग के लिए रिकॉर्डिंग स्टूडियो या वॉइस एक्टर का बजट शायद ही होता है, और नए अकाउंट के फ्री क्रेडिट कई टेक बनाकर और कंपेयर करके एक चुनने के लिए काफी हैं। अगर बाद में ग्रीटिंग बदलनी पड़े, जो बढ़ते बिज़नेस में आम है, तो अपडेट करने में सिर्फ स्क्रिप्ट एडिट और कुछ मिनट लगते हैं, कोई नई बुकिंग नहीं।
अपने कॉलर्स को जो शब्द सुनने हैं वे लिखें, टूलकिट में रिकॉर्डिंग बनाएं, और असली लाइन तक पहुंचने से पहले उसे सुन लें।
